۴ نکته درباره مدیریت زمان؛
اصطلاح مدیریت زمان به مدیریت مؤثر زمان اشاره دارد تا زمان به فعالیت مناسب اختصاص داده شود. مدیریت زمان مؤثر به افراد این امکان را می‌دهد که براساس اهمیت فعالیت ها، فرصت‌های زمانی را به فعالیت‌های خاص اختصاص دهند.
به گزارش «سدید»؛ اصطلاح مدیریت زمان به مدیریت مؤثر زمان اشاره دارد تا زمان به فعالیت مناسب اختصاص داده شود. مدیریت زمان مؤثر به افراد این امکان را می‌دهد که براساس اهمیت فعالیت ها، فرصت‌های زمانی را به فعالیت‌های خاص اختصاص دهند. در نگاه کلی، مدیریت زمان به استفاده بهینه از زمان اشاره دارد. چون زمان همیشه محدود است و برای مدیریت هرچه بهتر زمان، بهتر است از خود بپرسیم کدام فعالیت مهم‌تر است و چه مقدار زمان باید به آن اختصاص داده شود؟ بدانیم کدام کار باید زودتر انجام شود و کدام کار کمی دیرتر. مدیریت زمان نه تنها در سازمان‌ها بلکه در زندگی شخصی ما نقش بسیار مهمی دارد و شامل برنامه‌ریزی مؤثر، تعیین اهداف و مقاصد، اولویت‌بندی فعالیت‌ها براساس اهمیت آنها، صرف زمان برای فعالیت مناسب، تعیین مسئولیت‌ها و تعیین ضرب‌الاجل‌ها می‌شود. در هر حال انسان باید ارزش زمان را برای دستیابی به موفقیت در تمام جنبه‌های زندگی درک کند. افرادی که زمان را تلف می‌کنند کسانی هستند که در ایجاد شرایط برای موفقیت‌های خود ناکام هستند؛ پس یاد بگیریم تمام ثانیه‌های زندگی‌مان را به خوبی مدیریت کنیم.
تعیین اهداف و زمان‌بندی
روز خود را از قبل به خوبی برنامه‌ریزی کنید. یک فهرست کار یا «برنامه وظایف» آماده کنید. فعالیت‌های مهمی را که باید در یک روز انجام شوند، در مقابل زمانی که باید به هر فعالیت اختصاص داده شود، یادداشت کنید. کار‌هایی که اولویت بالایی دارند باید درصدر قرار گیرند و به دنبال آن کار‌هایی که در حال حاضر به اهمیت زیادی نیاز ندارند، باید پس از آن انجام شوند.
هر چه سریع‌تر کار‌های عقب افتاده و وظایف معلق را یکی یکی کامل کنید. کار تازه‌ای را شروع نکنید، مگر اینکه کار قبلی خود را تمام کرده باشید. مواردی را که قبلاً تکمیل کرده‌اید، علامت بزنید. اطمینان حاصل کنید که وظایف را دربازه زمانی تعیین شده به پایان می‌رسانید. کار بدون تعیین اهداف و مقاصد در یک سازمان یا حتی در زندگی شخصی مشابه وضعیتی است که کاپیتان کشتی راه خود را در دریا گم کرده است.
اگر تعیین هدف در مدیریت زمان را نیاموزید، در پیچ و خم زندگی گم و درگیر بی‌نظمی خواهید شد. اهدافی را برای خود تعیین کنید و مطمئن شوید که اهدافتان واقعی و قابل دستیابی هستند. برای خود ضرب‌الاجل تعیین و سخت تلاش کنید تا وظایف را زودتر از موعد مقرر انجام دهید. منتظر نباشید که مافوق شما این را هر بار از شما بپرسد. یاد بگیرید که کار را به دست بگیرید. یکی از افرادی که به بهترین نحو می‌تواند ضرب‌الاجل‌ها را تعیین کند، خودتان هستید. از خود بپرسید که چقدر زمان و چند روز باید به یک کار خاص اختصاص دهید. از یک برنامه‌ریز برای علامت‌گذاری تاریخ‌های مهم در مقابل مهلت‌های تعیین شده استفاده کنید. نگهداشتن وسایل در محل مناسب، زمان جست‌و‌جوی غیرضروری اسناد، فایل‌های مهم، پوشه‌ها، لوازم‌التحریر و... را به حداقل می‌رساند. برای مدیریت بهتر زمان، محل کار خود را تمیز و منظم نگه دارید.
اولویت‌بندی وظایف و تعیین مسئولیت‌ها
یاد بگیرید گاهی اوقات «نه» بگویید. همه‌چیز و همه کار‌ها را به تنهایی انجام ندهید. افراد دیگری نیز هستند. انسان نباید چیزی که می‌داند برایش سخت است را قبول کند. نقش‌ها و مسئولیت‌ها باید براساس علاقه و تخصص کارکنان به آنها تفویض شود تا بتوانند وظایف خود را در مهلت مقرر به پایان برسانند. فردی که در مورد چیزی آگاهی ندارد به زمان بیشتری نیاز دارد تا کسی که کار را خوب بلد است. وظایف را براساس اهمیت و فوریت آنها اولویت‌بندی کنید. تفاوت بین کار مهم و فوری را بدانید. مشخص کنید کدام کار‌ها باید در طول یکروز و کدام باید ظرف یک ماه انجام شوند. کار‌هایی که از همه مهم‌تر هستند، باید زودتر انجام شوند.
صرف زمان برای فعالیت مناسب
عادت انجام کار درست در زمان مناسب را در خود ایجاد کنید. کاری که در زمان نامناسب انجام می‌شود، فایده چندانی ندارد. یک روز کامل را برای کاری که می‌توان آن را در یک ساعت یا بیشتر انجام داد، تلف نکنید. همچنین مدت کوتاهی را برای تماس‌های شخصی خود یا بررسی به روزرسانی‌ها در فضای مجازی اختصاص دهید نه مدت طولانی. بالاخره هر چه هست انسان یک ماشین نیست و وقتش طلاست نه چیزی بیهوده و بی‌ارزش. پس زمان باید برای فعالیت‌های مناسب صرف شود نه اینکه بیهوده و بی‌جهت هدر داده شود. برای مدیریت مؤثر زمان باید به یکسری موارد توجه کرد. از زمان سوء‌استفاده نکنید. با پرسه‌زدن یا غیبت‌کردن زمان را نکشید. روی کار خود تمرکز کنید و آنها را به موقع تمام کنید. به یاد داشته باشید که سازمان شما برای انجام بازی در رایانه یا نگاه‌کردن به اتاقک دیگران، به شما پول نمی‌دهد. ابتدا کار خود را کامل کرده و سپس هر کاری که دوست دارید را انجام دهید. این باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود. تا آخرین لحظه منتظر معجزه برای نظم یافتن زمانتان نباشید. متمرکز باشید، چون برای مدیریت مؤثر زمان نیاز به تمرکز دارید.
مزایای مدیریت زمان
مدیریت زمان نقشی اساسی در زندگی شخصی و همچنین حرفه‌ای انسان ایفا می‌کند و به خوبی فرد را قادر می‌سازد تا کار درست را در زمان مناسب انجام دهد، در نتیجه باعث می‌شود فرد وقت‌شناس و منظم باشد. برای استفاده عاقلانه از زمان، افراد باید در ابتدای روز یک «برنامه وظیفه» یا «فهرست برای انجام دادن» تهیه کنند تا فعالیت‌هایی را که باید در یک روز خاص انجام شود، براساس اهمیت و فوریت شان یادداشت کنند. بازه‌های زمانی خاصی به هر فعالیت اختصاص داده شود. یک فرد می‌داند که روزش چگونه به نظر می‌رسد و در نهایت بر این اساس کار می‌کند. این منجر به افزایش بازده می‌شود و در نتیجه، مدیریت زمان مؤثرتر سازماندهی می‌شود.
افراد در نتیجه مدیریت زمان یاد می‌گیرند که کار‌ها را به خوبی مدیریت کنند. مدیریت زمان روحیه فرد را تقویت کرده و او را از اعتماد به نفس بالایی برخوردار می‌کند. در نتیجه مدیریت زمان، افراد وظایف خود را در چارچوب زمانی تعیین شده، انجام می‌دهند و این باعث محبوبیت آنها در سازمان و همچنین در بین همتایان و همکاران خود می‌شود. افرادی که ارزش زمان را درک می‌کنند، کسانی هستند که در کار‌های خود موفق می‌شوند. افرادی که کار خود را به موقع تمام می‌کنند، مورد توجه دیگران قرار می‌گیرند و همیشه در همه جا مرکز توجه هستند. افرادی که به یک برنامه زمانی پایبندند، کسانی هستند که در کوتاه‌ترین بازه زمانی ممکن به اهداف و مقاصد خود می‌رسند. مدیریت زمان به طور مؤثر به کارمندان کمک می‌کند تا اهداف را خیلی زودتر از موعد مقرر برآورده کنند و کار را درست در زمانی که لازم است به پایان برسانند. مدیریت زمان به کارمند کمک می‌کند تا به سرعت به قله موفقیت برسد و برای مدت طولانی‌تری در اوج بماند. کارمندی که صرفاً و تنها به خاطر کار کردن کار می‌کند، نمی‌تواند تغییری ایجاد کند و هرگز در محل کار جدی گرفته نمی‌شود. مدیریت زمان در افزایش بهره‌وری افراد نقشی اساسی دارد. زمانی که افراد زمان خود را به خوبی مدیریت کنند، خروجی به‌طور قابل‌توجهی افزایش می‌یابد. مدیریت زمان بهتر به برنامه‌ریزی بهتر و در نهایت پیشرفت بهتر کمک می‌کند. افراد یاد می‌گیرند که کار‌ها را به خوبی برنامه‌ریزی کنند و می‌دانند که در پنج سال آینده دقیقاً در کجا ایستاده‌اند. تحقیقات نشان می‌دهد افرادی که وظایف خود را به موقع انجام می‌دهند، کمتر مستعد استرس و اضطراب هستند. به یاد داشته باشید اتلاف وقت و هدر دادن زمان واقعاً فایده‌ای ندارد. کار‌های معلق را به موقع به پایان برسانید. پس از آن زمان کافی برای دوستان، اقوام و اعضای خانواده خود خواهید داشت. مدیریت زمان به فرد این امکان را می‌دهد تا وظایف و فعالیت‌ها را در محل کار اولویت بندی کند. هر چیزی را که سر راهتان قرار می‌گیرد، نپذیرید. مدیریت زمان به فرد کمک می‌کند تا یک رویکرد برنامه‌ریزی شده در زندگی اتخاذ کند.
انتهای پیام/
منبع: جوان
ارسال نظر
